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Management d’un projet SI

par

 Projets SYSTEME D’INFORMATION

Dans cette partie 2 de l’article destiné aux systèmes d’informations, nous allons aborder les sujets suivants :

  • Quelques exemples de projet SI
  • Les bénéfices attendus de la gestion et du management de projet
  • Quels sont les points en communs entre les projets? Et les différences?

1. Quelques exemples de projets SI

  • Lancer un nouveau produit

–Lancement d’un nouveau logiciel

–Mise à jour d’une application pour le lancement d’un produit métier

  • Améliorer un produit existant

–Mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités

–Corrections de dysfonctionnements…

  • Supprimer et/ou remplacer un produit existant

–Décommissionner une application et la remplacer par une autre

–Remplacer une infrastructure obsolescente

  • Optimiser une organisation

–Revoir une organisation pour en optimiser le fonctionnement (réorganisation de la DSI)

–Déployer une organisation pour travailler selon une nouvelle méthodologie (Agile…)

–Transférer des activités vers d’autres équipes (réorganisation interne, externalisation)

  • Améliorer un processus

–Par exemple, le cycle de vie informatique, le processus de gestion de projets…

  • Se mettre ou se maintenir en conformité réglementaire

–Sécurisation et protection des données, mise en œuvre de règles de purge…

Plusieurs situations possibles, et quelques exemples :

  • Projets SI indépendants des projets métiers

–Travaux sur les infrastructures pour améliorer leur fiabilité ou faciliter leur maintenance

–Remplacement de matériel

–Réorganisation interne à la DSI

  • Projets SI soutenant un projet métier

–Mise à jour d’un logiciel de gestion pour permettre la vente d’un nouveau produit

–Amélioration des fonctionnalités d’un logiciel ou des temps de réponse d’une application pour soutenir l’efficacité et les gains de productivité métier

  • Projets SI parties intégrantes d’un projet métier

–Déploiement d’une stratégie multi-distribution/ multi-canal.

–Développement du télé-travail, de la ‘vente debout’…

2. Les bénéfices attendus de la gestion et du management de projet

  • Maîtriser les risques (i.e. ce qui compromet l’atteinte des objectifs) et réduire l’incertitude
  • Atteindre les objectifs…
  • … dans les critères attendus (qualité, coût, délai…)
  • … pour délivrer la valeur attendue sans mettre en jeu sa propre profitabilité
  • Améliorer les taux de réussite des projets
  • Améliorer la satisfaction client
  • Améliorer le ‘time to market’
  • Avoir plus de succès avec les projets complexes
  • Développer un avantage compétitif
  • Libérer les personnes (‘empowerment’) plutôt que les restreindre
  • Faciliter l’innovation via le travail d’équipe et la coopération
  • Rendre l’organisation plus agile.
  • Faciliter le changement.
  • Constituer des bases de connaissances pour tirer les enseignements de l’expérience. 

3. Les Quels sont les points en communs entre les projets et les différences

Il y a de nombreuses méthodologies de gestion de projet avec comme points communs un fonctionnement défini et organisé avec des :

–Rôles

–Responsabilités

–Processus

–Organisation (interactions des parties prenantes, approche, maîtrise des problèmes et des risques…)

–Phases

–Livrables

–Suivi et Pilotage

–Contrôle

–Apprentissage et consolidation d’expérience

4. Les Acteurs, Rôles et Responsabilités

Toutes les méthodologies de conduite de projet recommandent de définir les rôles et responsabilités, et plus largement les règles d’interaction entre les différents acteurs : organisation, processus, bonnes pratiques…

–Périmètre : ensemble des acteurs du projet, internes et externes.

–Une même fonction peut être représentée à différents niveaux hiérarchiques

–Bénéfices attendus :

  • identification de l’ensemble des intervenants nécessaires et adaptés (compétence, disponibilité),
  • identification et mise en place des préalables (lettre de missions, formations…),
  • clarté sur les rôles et responsabilités,
  • efficacité globale,
  • processus de décisions et d’arbitrage clairs…

ÞLes modalités d’application dépendent de la méthodologie choisie pour conduire le projet.

AMOA Maîtrise d’Ouvrage ou Commanditaire

Personne physique ou morale qui sera propriétaire de l’ouvrage… Elle assure le paiement des dépenses liées à la réalisation (AFNOR).

Les rôles de la maîtrise d’ouvrage

–Défend ou valide l’opportunité du projet

–Fixe les objectifs

–Assure le cadrage stratégique

–Passe commande du projet

–Choisit un Chef de Projet

–Porte la volonté de faire aboutir le projet

–Assure la cohérence du projet avec le reste de l’organisation

–Etablit les expressions de besoins

–Assume les décisions majeures

–Assure le financement

–Valide les passages de jalons

–Arbitre sur la cible et les étapes intermédiaires

–Réceptionne le produit (y compris via la recette)

MOE Maîtrise d’Œuvre

Personne physique ou morale qui réalise l’ouvrage pour le compte du maître d’ouvrage, assure la responsabilité globale de la qualité technique, du délai et du coût (AFNOR).

Les rôles de la maîtrise d’œuvre

–Etudier la demande

–Identifier et planifier les tâches à réaliser

–Déterminer les moyens humains et matériels nécessaires à la conduite du projet

–Réaliser ou superviser les travaux d’études et de réalisation

–Fournir à la MOA un produit répondant à ses besoins

–Rendre compte à la MOA de l’avancement du projet et lui soumettre les éléments de choix de son ressort.

Chef de projet

Coordonner les activités projet et manager les équipes projet pour réaliser le projet conformément aux objectifs et directives reçus du commanditaire et dans le cadre déterminé.

–Représentant unique de la Maîtrise d’Œuvre vis à vis de la maîtrise d’Ouvrage.

–Peut être interne ou externe.

Les rôles du chef de projet

Coordonner l’ensemble des acteurs projet, internes et externes

Gérer le projet : identifier les livrables projets, s’assurer de leur fourniture dans les temps et de leur conformité, maîtriser les risques et les problèmes

Communiquer sur l’avancement du projet et alerter sur les difficultés rencontrées

Project Management Office (PMO)

Assure l’administration du projet

Les rôles du chef de projet

Documentation et coordination des processus

  • Suivi des avancements, budgets et plannings
  • Communication interne et externe, vers l’ensemble des interlocuteurs
  • Maintien de la documentation
  • Evaluation de la gestion de projet

L’équipe Projet – MOE : Equipes opérationnelles

  • Mission

Assurent la mise en œuvre opérationnelle du projet sur leur domaine de compétences et en coordination avec les autres équipes.

  • Composition

–Equipes informatiques

Ex. : Analystes, architectes, développeurs équipes infrastructures, équipes réseaux, production…

–Autres équipes et experts

Sachants sur des domaines spécifiques, qui vont alimenter les travaux projets.

Identifiés en fonction des travaux à réaliser.

L’équipe Projet – MOE : Formation et Accompagnement

  • Equipes de formation

–Mènent à bien l’ensemble des actions visant à transmettre des savoirs, savoir-faire et savoir-être.

–Le contenu et les bénéficiaires de la formation sont déterminés en fonction du changement à conduire.

     Ex. de formation : application de nouvelles procédures, utilisation de nouveaux outils, déclinaison de nouvelles modalités de travail…

  • Equipes d’accompagnement du changement

–Mènent à bien l’ensemble des actions visant à faciliter l’implication des parties prenantes et à les aider à décliner le changement opérationnellement sur leur périmètre de responsabilité.

    Ex. : Développement professionnel, coaching, tutorat…

L’équipe Projet – MOE : Contrôles Projets

  • Equipes de contrôles et qualité (côté Projet)

–Evaluent la conformité des livrables du projet et de la gestion de projet avec les réglementations, standards, normes, procédures applicables.

–Evaluent la maîtrise des risques.

–Préconisent les actions requises pour atteindre le niveau de maîtrise et de conformité défini et/ou requis.

–S’assurent de la mise en œuvre de ces préconisations.

  • Pilotage des fournisseurs

–Evaluent avant, pendant et après la contractualisation les fournisseurs et leurs capacités à délivrer et à facturer les biens et/ou services dans les conditions prévues puis contractualisées.

–Analysent et traitent tout écart (ex. achats non délivrés, erreur de facturation…), avec l’aide des opérationnels et des services support (juridique, conformité…).

Les équipes Support et Contrôles Externes

  • Equipes Support

–Les équipes / directions dont l’expertise et les activités vont soutenir et faciliter les activités des équipes projet.

    Ex. : équipes juridiques, achats, conformité…

  • Equipes de Contrôles Externes

–Les équipes / directions indépendantes qui vont procéder aux contrôles

  • Evaluent la conformité des livrables du projet et de la gestion de projet avec les réglementations, standards, normes, procédures applicables.
  • Evaluent la maîtrise des risques.
  • Préconisent les actions requises pour atteindre le niveau de maîtrise et de conformité défini et/ou requis.
  • S’assurent de la mise en œuvre de ces préconisations.

    Ex. : Contrôle Interne/ Permanent, Qualité, Audit

5. Exemple d’organigramme projet 

6. Exemple de matrice

7. Exemple de RACI

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